sykefraværsregistrering

Sett opp HMS-systemet

Det nettbaserte HMS-systemet fra Grønn Jobb er 80 % ferdig satt opp. Du trenger bare å tilpasse det til din bedrift. Nedenfor følger en enkel oppskrift på hvordan du kan komme i gang med HMS-arbeidet i bedriften din.

1. Legg til ansatte

Helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet er for alle i bedriften. Derfor bør du gi dine ansatte tilgang til det nettbaserte HMS-systemet. Når du har lagt til en ansatt får vedkommende en epost med brukernavn og passord til systemet. Passordet kan endres av den nye brukeren.

2. Skaff oversikt over reglene som gjelder din bedrift

HMS-systemet er integrert med den offentlige tjenesten regelhjelp.no. Her kan du fylle inn navn eller organisasjonsnummer for din virksomhet, så får du oversikt over hvilke krav som gjelder for bransje.

3. Sett opp mål og delmål

HMS-systemet har ferdige målsetninger som du kan bruke eller redigere og tilpasse. Det er ett hovedmål og fem delmål. Disse målene gir et godt utgangspunkt for å komme i gang med HMS-arbeidet. Følg dem gjennom det første året, så begynner HMS-arbeidet å fungere i bedriften din.

4. Beskriv organisasjonen og lag organisasjonskart

Det er viktig å kjenne til ansvarsforholdene i bedriften. Hvem skal gjøre hva? Bruk HMS-systemets innebygde organisasjonskart som hjelp og illustrasjon når du skal plassere HMS-ansvaret. Er dere få ansatte holder de å skrive ned  hvordan dere fordeler ansvaret.

5. Gjennomfør en kartlegging av bedriften

Det viktigste med HMS-arbeide er kunnskap om bedriften og hva som kan være farlig. Er det noe i den daglige drift som kan være skadelig? Hvor stor er risikoen? Det kan gjelde risiko for fysiske belastningslidelser, andre slags yrkessykdommer eller risiko for personskader eller ulike psykiske belastninger for å nevne noe. Hvis kartleggingen avdekker farlige eller usunne forhold i bedriften, går du videre til neste punkt og gjennomfører en risikovurdering av forholdene.

6. Gjennomfør en risikoanalyse og lag handlingsplaner

Med risiko menes sannsynligheten for og konsekvensen av at noe uønsket skal hende eller utvikle seg. ‘Farekilde’ er alle forhold som kan forårsake skade. Det kan være kjemikalier, maskiner, arbeid i høyden, tunge løft, stress, osv. Husk at risiko ikke begrenser seg til umiddelbare, fysiske farer. De hyppigste årsakene til skader og sykdom i arbeidslivet i dag, er ergonomiske og psykososiale forhold som muskel- og skjelettplager, stress, etc. En vurdering av risiko må derfor også omfatte slike spørsmål.

Tre enkle spørsmål er kjernen i risikovurderingen:

– Hva kan gå galt?
– Hva kan vi gjøre for å hindre dette?
– Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom det skjer?

Etter kartlegging og risikoanalyse skal det lages konkrete handlingsplaner på hva som må rettes opp. Under menyvalget riskoanalyse finnes tekstfeltet: «Hvordan skal dette løses». Bruk denne og knytt en ansvarlig person til oppfølging av handlingsplanen som også bør gis en tidsfrist. Den ansvarlige mottar automatisk en e-post med beskrivelse av risikoforholdet, hvordan og ikke minst når det skal følges opp.

7. Legg til rutiner

Risikovurderingen kan vise at dere har dårlige rutiner på enkelte områder. Eller kanskje dere ikke har rutiner i det hele tatt. Uansett kan du bruke systemets forehåndslagde rutiner. Enten slik de er, eller redigere og tilpasse dem, slik at de passer bedre til din virksomhet. Du er seks forhåndsdefinerte kategorier:

1. Informasjon, opplæring og samarbeid
2. Psykososiale rutiner
3. Fysiske og kjemiske forhold
4. Brann og beredskap
5. HMS-aktiviteter
6. Miljø