Logg inn

Hva er dette?

Denne guiden gir deg en enkel og forståelig innføring i HMS.

HMS er et felt preget av knotete og tunge formuleringer. Ofte blir man sittende å lese rett fra lover og forskrifter. Vi ønsker å lære deg om HMS på en enklere måte. Det er målet vårt med denne guiden.

Derfor gjør vi det så enkelt som mulig for deg å sette deg inn i hva HMS er, hva du trenger, hvilke muligheter du har til å løse HMS-utfordringer og vi gir deg tilgang til bransjekunnskap.

På en enkel og lettfattelig måte. 

HMS trenger faktisk ikke å være så tregt å lære som det en gang var. Kan du tenke deg noe tregere enn å lese gamle permer fra bind til bind?

Gamle permer til HMS.jpg

Vi lover ikke gull og grønne skoger her, HMS kommer aldri til å bli like gøy som Grevinnen og hovmesteren på lille julaften. 

MEN, istedenfor å lese gamle, bortgjemte permer som ville gjort en støvmidd sjalu, kan du:

  • lese eller slå opp i denne guiden
  • laste ned guiden i en PDF og ta med deg til senere
  • lese utdypende artikler
  • se videoer
  • laste ned våre sammendrag, infografikker, e-bøker eller korte forklaringer
  • skaffe deg et online HMS-system som gjør jobben enklere
  • ta kurs online eller på seminar
  • stille spørsmål til våre fageksperter

Vi har med andre ord en rekke ressurser til din disposisjon for å lære HMS på en enklere måte. 

Sannsynligvis er du her fordi HMS er lovpålagt. Og siden du er "nødt" til å lære deg det blir det kanskje litt kjedeligere.

HMS har derimot to andre faktorer som bør motivere deg, og ting er lettere å lære når man er motivert: det er viktig og det kan øke lønnsomhet.

Det er viktig i form av alle ønsker å ha et godt arbeidsmiljø som er både trygt, forsvarlig og gjerne positivt. Dette er noe som påvirker bedriften i alle ledd.

Flere studier viser også at et godt arbeidsmiljø blant annet reduserer sykefravær, hever motivasjon og produktivitet, og på den måten både kutter kostnader og øker lønnsomheten.

Nå som du vet hva dette er, hva du kan forvente, hvilke ressurser du har til rådighet og har blitt tilstrekkelig motivert for å ta fatt på guiden er det bare en ting som gjenstår før du kan gå i gang.

Det beste av alt: Denne guiden er kostnadsfri

Vi håper du setter pris på guiden. Har du tips til noe vi har glemt, forbedringer eller spørsmål, gi oss en tilbakemelding! Vi elsker å høre fra deg.

 

Hva er HMS?

Kort forklart er HMS en fellesbetegnelse for arbeidet man gjør for å sikre og forbedre arbeidsmiljøet.

HMS står for helse, miljø og sikkerhet, som henholdsvis betyr:

  • Helse (arbeidshelse): fysisk og psykisk arbeidsmiljø, skader, slitasje, sykdom
  • Miljø: ytre miljøforhold, utslipp, avfall
  • Sikkerhet: beskyttelse av mennesker, materiell/maskiner og informasjon
Brannslukningsapparat som HMS-tiltak.jpg

Det vil si at tjenester, produkter og produksjon må oppfylle ulike betingelser for sikkerhet og kvalitet. Det er kravstandarder til lokaler, vern og gode arbeidsrammer for å sikre ytre miljø og trygghet til arbeidstakerne.

Godt arbeidsmiljøarbeid handler om å redusere risiko for farer og ulykker og aktivt å rette søkelyset mot de positive og helsefremmende faktorene i arbeidsmiljøet.

- Arbeidstilsynet

Det er et krav til å arbeide systematisk med HMS, selv om rutinene ikke trenger være like omfattende for deg med liten bedrift. Dette systematiske arbeidet blir ofte kalt internkontroll. Ikke få panikk, det er bare HMS satt i system – utført rutinemessig.

Arbeidet med HMS er lovpålagt, det er høye krav og det er ikke minst variasjon i kravene etter hvilken bransje du opererer i. Det er dermed noe som tar mye tid og ressurser fra bedrifter. Det kan derimot ta mer tid og ressurser hvis man ikke følger kravene, som du kan lese lenger ned på siden under konsekvenser av dårlig HMS-arbeid. Det lønner seg derfor å jobbe kontinuerlig og planmessig med HMS, skippertak kan bli dyre greier.

 

HMS er leders ansvar

Ifølge arbeidsmiljøloven §3-5 skal arbeidsgiver gjennomgå opplæring i helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Det er et personlig ansvar som ikke kan delegeres.

Du må sørge for å legge til rette gode rammer for helse, miljø og sikkerhet, ta initiativ og motivere til oppfølging. Gode rutiner er kjernen i dette og må innføres på samme linje som andre sentrale felt i virksomheten.

Arbeidstakere skal medvirke og delta i HMS-arbeidet. En av de viktigste tingene du som leder bør gjøre er å skape et internt eieforhold til HMS. Altså gjør det til deres eget ved å la de ansatte delta i planlegging, kartlegging, den daglige gjennomføringen og ikke minst bidra til å finne gode og enda bedre løsninger på problemene. I mindre virksomheter kan medarbeider delta direkte, mens dette i større virksomheter kan skje gjennom verneombud, arbeidsmiljøutvalg og tillitsvalgte.

Hvis du lurer på hva du selv skal gjøre, eller hvordan dere skal fordele arbeidsoppgavene for HMS, så kan du lese mer om det her:

Hva er ditt ansvar i arbeidet med HMS?

 

Hvordan starte med HMS-arbeidet

For å komme i gang med helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet har vi satt opp en enkel 4-stegs oversikt så du skal forstå de ulike fasene og hva de inneholder. Når du vet hva hvert steg inneholder kan du gå i gang med konkrete tiltak for å starte med HMS-arbeidet.4-steg-til-HMS-arbeid.png

 

Tilsyn av HMS-rutiner

Arbeidstilsynet er stadig på besøk hos virksomheter for å se at arbeidsmiljølovens krav følges. Hensikten er å spre informasjon, veilede bedriftene og skape optimaliserte rutiner for HMS. Disse besøkene kalles for tilsyn. Samtidig kontrollerer Arbeidstilsynet om HMS-kravene overholdes, og det er vel nettopp dette som gjør noen virksomheter svette i panneluggen.

Visste du at de siste årene har renholdsbransjen vært en av Arbeidstilsynets store nasjonale satsninger? Fra 2013 til 2017 ble det ført litt over 1025 tilsyn av godkjente renholdsvirksomheter. Av disse ble det avdekket brudd og gitt reaksjon i 75% av tilfellene.

gummihansker på person som vasker i renholdsbransjen.jpg

Det er flere former for tilsyn. Ofte blir du varslet på forhånd slik at du får tid til å finne frem riktig dokumentasjon og forberede deg og virksomheten. Et varslet tilsyn varer som regel 2-4 timer.

Arbeidstilsynet ser blant annet på HMS-systemet, håndbøker og annen dokumentasjon knyttet til helse, miljø og sikkerhet i bedriften. Dokumentasjon er veldig viktig. Derfor kan det være lurt å bruke et online HMS-system som lar deg fylle ut dokumentasjonen du trenger å ha på plass, punkt for punkt. Da er det også lett å søke opp og finne det du trenger.

Har du mangler i systemet eller brudd på regelverket kan du få pålegg om å rette opp i forholdet innen en gitt tidsfrist. Hvis du ikke fikser opp før fristen har gått ut kan du få saftige dagsbøter som løper til pålegget er ordnet og dokumentert.

Vi har oppsummert Arbeidstilsynets prioriterte aktiviteter i 2018, som du finner link til under:

Arbeidstilsynets prioriterte aktiviteter i 2018

 

Konsekvenser av mangelfullt HMS-arbeid

Dårlig HMS-arbeid og brudd på reglementet kan blant annet føre til:

  • Pålegg og frister
  • Dagsbøter
  • Stans av drift
  • Større bøter og fengsel i de verste tilfellene

I tillegg til andre konsekvenser av dårlige HMS-rutiner:

  • Høyere sykefravær
  • Dårlig miljø og høyere gjennomtrekk

Og de verste konsekvensene:

  • Skader på person eller natur eller materiell
  • Dødsfall

Mange ulykker kunne vært forhindret ved bedre HMS-arbeid. Gode rutiner, risikovurderinger og tiltak senker sannsynligheten for ulykker. 

 

Fordeler med godt systematisk HMS-arbeid

Du kan oppnå mange positive effekter av å føre et godt HMS-arbeid.

Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet skal inkludere alle ledd i virksomheten og alle skal involveres. Derfor vil HMS føre til mer engasjement, og engasjement fører ofte til økt trivsel i jobben du har.

Når du har gode HMS-rutiner og ting går på skinner så glemmer man ofte at ting går på skinner nettopp fordi du gjør en god jobb med HMS. Derfor er det ikke alltid like lett å koble de gode effektene sammen med HMS-arbeidet som blir lagt ned. Det er på mange måter mangelen på skader, utslipp og ulykker som definerer et godt arbeid med arbeidsmiljøet. 

Har du gode rutiner så vil du oppleve at du får færre stopp i produksjon eller tjenester, grunnet skader, utslipp eller ulykker.

Når rutinene er regelmessige, funksjonelle og godt innarbeidet i bedriften forenkler de prosesser og forbedrer arbeidsmiljøet. Dette fører til høyere effektivitet jevnt over.

Ansatte som vet hvordan man skal gå frem i saker angående HMS og arbeidsmiljø fører til en høyere grad av trygghet. Når man føler at virksomheten har kontroll, er trygg og engasjerende med ryddige ordninger, så vil ansatte trives. Et godt omdømme begynner innenfra og med ansatte som trives vil du sannsynligvis få et bedre omdømme.

HMS og samfunnsansvar handler begge deler i stor grad om å ikke påføre ytre miljø skade. En kan derfor knytte deler av disse to feltene mot samme mål.

Samfunnsansvar handler om å ta vare på samfunnet rundt seg og ikke bare tenke på bedriften. Dette er en økende, og ikke minst god, trend. Samfunnsansvar er i stor grad knyttet opp mot bedriftens omdømme, også med et negativt perspektiv. Kunder viser seg stadig mindre villig til å bli assosiert med bedrifter som ikke tar sitt samfunnsansvar. Når du gjør et godt HMS-arbeid tar du dermed også mer samfunnsansvar, i visse tilfeller.

Et godt omdømme fører til enklere rekruttering, og rekruttering av enda bedre kandidater til jobben.

 

Noen goder av godt HMS-arbeid, oppsummert:

  • Du kan gå fra jobben like hel som du kom
  • Økt produktivitet og kvalitet
  • Bedre omdømme, noe som er bra for fremtidig rekruttering og ansatte, kunder og leverandører
  • Bedre forsikringspremier
  • Mindre sykefravær, ulykker og skader

 

For 1 kr investert i HMS-tiltak per ansatt, kan du forvente 2,20 kr tilbake i økt lønnsomhet, ifølge en forskningsrapport av ISSA: 

The return on prevention: Calculating the costs and benefits of investments in occupational safety and health in companies

 

Internkontroll, hva er det?

Kort forklart er internkontroll HMS satt i system.

Internkontroll, eller IK, er systematiske tiltak som sikrer at virksomheten planlegger, organiserer, gjennomfører og opprettholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende krav i lover, forskrifter og regelverk.

Internkontroll er dermed en form for kvalitetssikring for å sikre at HMS-reglementet etterleves.

Kvalitetssikring og internkontroll - hva er forskjellen?

Problemer og risikoer skal oppdages og håndteres før det er for sent, via forebyggende arbeid. Dette er formålet med internkontrollen

Enkelt forklart er det den ansvarlige i virksomheten som skal sørge for internkontroll, og ansatte skal bidra i oppstart og gjennomføring av IK.

Du som er leder skal med andre ord sørge for innføring, motivasjon og riktig utføring av internkontrollen i virksomheten. Selv om dette ansvaret ligger hos deg er ikke HMS en enmannsoppgave. Alle ledd i virksomheten skal engasjeres, HMS skal være en del av den daglige driften. Derfor skal også medarbeiderne medvirke, bidra og sørge for god, aktiv gjennomføring av HMS-tiltakene. Dette er en lagsport!

Internkontrollforskriften sier blant annet at IK skal tilpasses virksomhetens art, størrelse, risiko og aktiviteter. Det vil si at HMS-rutinene ikke trenger å være like omfattende for mindre bedrifter med lavere risiko for eksempelvis ulykker og brann. Uansett foreligger det samme kravet til ALLE bedrifter, om å ha et systematisk arbeid med HMS.

Du kan lese mer om internkontrollforskriften her: 

 Hva er internkontrollforskriften?

Hva er HMS-kurs og hvorfor skal du ta det?

Arbeidsgivere har plikt til å gjennomgå opplæring i HMS-arbeid og kunne dokumentere dette. Dette står i arbeidsmiljølovens § 3-5.

plikt§3-5.jpg

Dette er fordi du som arbeidsgiver har det overordnede ansvaret for bedriften. Hensikten er å sikre at du derfor har grunnleggende kunnskap om systematisk HMS-arbeid, arbeidsmiljøloven og forskrifter for HMS.

Loven skal følges og du skal legge til rette for et godt arbeidsmiljø. For at du skal kunne ta de rette avgjørelsene knyttet til helse, miljø og sikkerhet må du ha kunnskapen som trengs. Hvilke krav må du følge, hva kreves av deg og de ansatte for å skape et godt arbeidsmiljø og ikke minst hvordan skal dere arbeide med HMS på en funksjonell og systematisk måte.

Du må selv motta opplæringen, den kan ikke delegeres til ansatte. Men ansatte kan også gå på kurs, det er kjempefornuftig! Ledere har ofte fokus på at det er lovpålagt, men HMS-arbeid er helt sentralt for å skape en god arbeidsplass, både for deg og dine ansatte.

leder-på-HMS-kurs.jpgDu tenker kanskje at du har ansatte som jobber med HMS for deg, så det er unødvendig at du må ta kurset selv. Eller at dere har få risikoelementer hos dere, eller at du ikke trenger dette fordi bedriften din er liten og jobben er enkel. Til syvende og sist er HMS noe alle i bedriften skal være klar over, ha innsikt i og delta i arbeidet med. Derfor trenger alle virksomheter kunnskap om HMS. Som oftest får deltakere en forandret oppfattelse av HMS etter å ha vært på kurs. Den opplyste ser hva han ikke kan, men når man ikke kan det er det ikke lett å se.

Opplæring av leder, verneombud og ansatte er derfor en viktig oppgave hvis du ønsker å være en god arbeidsplass.

Opplæringen finnes i flere former. Du finner for eksempel kurs for daglig leder, kurs for verneombud eller kurs for ansatte. Kursene har som regel forskjellig, tilpasset innhold. I tillegg kan du velge mellom seminar eller nettbasert kurs – eller begge deler. Ofte er det gunstig at arbeidsgivere kommer på kurs sammen med ansatte som også skal jobbe med HMS i bedriften, eller har lederansvar. Da får man delt erfaringer, kan begynne å jobbe ut i fra samme utgangspunkt og får en lettere jobb med å samarbeide gjennom prosessen.

Dokumentasjon på opplæring må kunne legges frem skriftlig, og dette kan for eksempel være i form av kursbevis.

Du kan lese mer om våre HMS-kurs her: HMS-kurs

 

Verneombud

Som verneombud er du talsmann for dine medarbeidere og har ansvar for å fremme interessene deres når det kommer til arbeidsmiljø. Alle virksomheter skal som hovedregel velge verneombud. Dette står lovfestet i kapittel 6 i arbeidsmiljøloven.

Verneombudets oppgaver omfatter å se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt. Arbeidet skal gjennomføres slik at arbeidstakernes helse, sikkerhet og velferd er sikret.

 

Ifølge Arbeidstilsynet er det spesielt disse områdene som er aktuelt for VO:

  • maskiner, tekniske innretninger, kjemiske stoffer og arbeidsprosesser ikke utsetter arbeidstakerne for fare
  • verneinnretninger og personlig verneutstyr er til stede i passende antall, at det er lett tilgjengelig og i forsvarlig stand
  • arbeidstakerne får nødvendig instruksjon, øvelse og opplæring
  • arbeidet er tilrettelagt slik at arbeidstakerne kan utføre arbeidet på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte
  • meldinger om arbeidsulykker blir sendt

 

Verneombudet er en sentral figur for virksomhetens arbeid med HMS og skal ha en aktiv rolle. Ombudet skal inkluderes når man planlegger eller gjennomfører handlinger som har påvirkning på arbeidsmiljøet, innenfor sitt verneområde.

Vernerunde er en av disse oppgavene. Vi har skrevet om noen tips til hvordan du kan gjennomføre en effektiv vernerunde.

Les de her: 7 tips til en effektiv vernerunde

For virksomheter med under 10 ansatte kan det skriftlig avtales en annen ordning. Alle ansatte skal telles med.

Eksempler på hva avtalen må inneholde: nødvendige arbeidsmiljøtiltak, møtepunkt, hvordan vernespørsmål tas opp, hvordan risikoforhold håndteres, arbeidsgivers plikter, ansattes medvirkningsplikt m.m. 

- Arbeidstilsynet

Verneombudet velges av arbeidstakerne. Alle ansatte har stemmerett unntatt øverste daglige leder. Personer med mye innsikt i virksomhetens operasjoner er gode kandidater til verneombud. I tillegg skal de ha erfaring og driv (anerkjente og dyktige), samtidig som de har lyttende ører fra de ansatte. Verneombud velges for to år av gangen og bør også velges blant ansatte som har vært ansatt i minimum 2-3 år++. Du kan lese mer om valg av verneombud i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, kapittel 3.

verneombud-gjør-vernerunde-på-arbeidsplass.jpg

Man kan også ha flere verneombud, dette kommer an på arbeidet, virksomhetens størrelse og art. Dersom risikoen tilsier det skal man ha et verneombud for hver avdeling eller skift. Det er viktig at verneombudet klarer å ha full oversikt over sitt område. Et verneområde skal altså ikke være større enn at dette er mulig.

Noen vil kanskje blingse litt mellom tillitsvalgt og verneombud, men dette er ikke den samme rollen. Mens verneombud er lovpålagt, er tillitsvalgt basert på tariff eller hovedavtale. Tillitsvalgt skal hjelpe arbeidstakere med rettigheter for kontrakter, tariffavtaler, osv. Saker som omfatter konflikter innen personal, lønn eller oppsigelser vil angå tillitsvalgte. Hvis noen av disse har bakgrunn i, eller konsekvens for, arbeidsmiljøet så kan det likevel være en sak for verneombudet.

 

AMU - Arbeidsmiljøutvalg

AMU er et utvalg for å ta vare på og forbedre arbeidmiljøet på arbeidsplassen. Her er det representanter fra både arbeidstakerne og arbeidsgiver. Arbeidsmiljøutvalget bidrar i HMS-arbeidet og kan utarbeide egne dokumenter for HMS. Oppretting, organisering og gjennomføring kan du lese mer om i arbeidsmiljøloven kapittel 7 og forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg.

AMU-gruppe-diskuterer-HMS.jpg

Arbeidsmiljøutvalg skal virke som en pådriver for et gunstig arbeidsmiljø i virksomheten. AMU sørger for bred deltakelse og bidrar til å finne de beste løsningene. Det kan fungere som et besluttende organ.

Alle virksomheter med minst 50 ansatte har plikt til å opprette AMU. Arbeidstilsynet kan bestemme at det skal være AMU selv i bedrifter med færre enn 50. Dette kan også forekomme hvis en av partene krever det i bedrifter med mellom 20 og 50 ansatte.

 

 

 

Kilder:

- arbeidstilsynet.no

- regelhjelp.no

Få med deg våre tips og nyheter

Bli oppdatert på HMS og Ledelse ved å følge vår blogg.

Les vår Blogg
Telefon ikon.svg

Kontakt oss

69 79 11 30

Tilbud ikon.svg

Tilpasset tilbud

Få et uforpliktende tilbud